Personvernerklæring

Behandling av personopplysninger i Active Services AS

Denne personvernerklæringen forteller hvordan Active Services AS samler inn og bruker personopplysninger. Målet er å gi deg overordnet informasjon om vår behandling av personopplysninger. Her får du nærmere informasjon om hvilke personopplysninger vi typisk samler inn, hva vi bruker opplysningene til og hvordan vi behandler dem. Du får også informasjon om hvilke rettigheter du har dersom vi har personopplysninger om deg. Henvendelse om vår behandling av personopplysninger kan rettes til:

Active Services AS v/Ellen Østby Pedersen Sagaveien 66C, 1555 Son
ellen@activeservices.no

Henvendelsen vil bli fulgt opp av vår personvernansvarlig. Du kan også rette din henvendelse til din kontaktperson hos oss. Dato for siste endring i vår personvernerklæring er 12.10.2018

1 Lovgivning og bransjenormer

Active Services AS har offentlig godkjenning fra Finanstilsynet etter regnskapsførerloven. Finanstilsynet fører tilsyn med at vi driver virksomheten vår i samsvar med lovgivningen vi er underlagt. Nedenfor kan du lese mer om de kravene lovgivningen stiller til vår innsamling, oppbevaring og sikring av opplysninger, i tillegg til kraven i personvernreglene. Det er utarbeidet en en adferdsnorm for behandling av personopplysninger i regnskapsførerbransjen. Vi følger disse bransjenormene i vår virksomhet.

2 Når samler vi inn personopplysninger?

Vi samler inn personopplysninger i forbindelse med:

  • utførelse av våre oppdrag, regnskapsføring og ulike rådgivningsoppdrag
  • kundekontroll og rapportering av mistanke etter hvitvaskingsloven
  • kundekontakt og markedsføring
  • bruk av våre nettside activeservices.no. Gjennom cookies og skjema.
  • ansettelser og ansatte

3 Behandlingsansvarlig og databehandler

Vi er behandlingsansvarlig etter personvernreglene når vi behandler personopplysninger i forbindelse med utarbeidelse av årsregnskap og skattemelding. Som behandlingsansvarlig er vi ansvarlig for å etterleve kravene i personvernreglene som gjelder ved vår behandling av dine personopplysninger, herunder at du får ivaretatt dine rettigheter.

Vi er også databehandler for våre kunder. Det vil si at vi behandler dine personopplysninger på vegne av vår oppdragsgiver (behandlingsansvarlig). Dette gjelder for regnskapsføreroppdrag og rådgivningsoppdrag mv. hvor det er vår oppdragsgiver (behandlingsansvarlig) som avgjør hvilke opplysninger vi skal behandle. I disse tilfellene vil vi inngå en databehandleravtale med vår oppdragsgiver (den behandlingsansvarlige.) Vi behandler dine personopplysninger i samsvar med databehandleravtalen.

4 Dine rettigheter

Du kan utøve dine rettigheter ved å kontakte vår personvernansvarlig. Send en e-post til ellen@activeservices.no. Du skal få svar uten ugrunnet opphold, og senest innen 30 dager.

4.1 Innsyn

Enhver som ber om det har krav på å få vite hva slags behandling av personopplysninger vi foretar, samt grunnleggende informasjon om behandlingen. Slik informasjon er gitt i denne personvernerklæringen.

Hvis du ber oss om innsyn i opplysninger som vi kan ha om deg, vil vi gjøre rimelige undersøkelser for å finne ut om vi har slike opplysninger. Vi kan imidlertid avvise åpenbart grunnløse eller overdrevne anmodninger (personvernforordningen artikkel 12.5).

Når du ber om innsyn vil vi vurdere om vi kan gi innsyn uten hinder av vår lovbestemte taushetsplikt, og i tilfelle informere om personopplysningene som er behandlet. Vi er underlagt lovbestemt taushetsplikt som gjør at du ikke kan få innsyn i opplysninger vi behandler om deg som også gjelder andre. Det vil for eksempel være tilfelle for opplysninger som gjelder en konflikt mellom deg og din arbeidsgiver. Da må du gå direkte til arbeidsgiveren og be om å få innsyn i opplysningene.

Det kan være nødvendig å vurdere personers kompetanse og integritet for å utføre våre oppdrag. Vår taushetsplikt forhindrer oss å gi innsyn i slike vurderinger.

Du har rett til å få slettet opplysninger om deg selv som ikke lenger er nødvendige for å følge opp oppdraget forsvarlig og som vi ikke har lovbestemt plikt til å oppbevare. Vi kan også ha en berettiget interesse i å beholde opplysninger utover dette hvis det er nødvendige for å forsvare oss mot erstatningskrav eller anklager (personvernforordningen artikkel 6.1.f).

Dersom vi behandler personopplysninger om deg som er uriktige eller ufullstendige, kan du innenfor de begrensninger som er fastsatt i personvernreglene og annen lovgivning kreve å få rettet personopplysningene.

4.2 Klage

Ta først kontakt med vår personvernansvarlig hvis du mener vi ikke overholder personvernreglene. Du kan også klage over vår behandling av personopplysninger til Datatilsynet.

5 Personopplysninger som vi samler inn og hva vi bruker dem til

5.1 Oppdrag etter regnskapsførerloven

Vi utfører regnskapsføreroppdrag, og da er vi underlagt regnskapsførerloven. Etter regnskapsførerloven skal vi utføre oppdraget i samsvar med de lover og regler som kundens regnskap skal oppfylle (bokførings-, regnskaps- og skattelovgivningen mv.), og følge god regnskapsføringsskikk. Det regnskapsmaterialet vi behandler på vegne av våre kunder inkluderer personopplysninger, slik som opplysninger om lønns- og arbeidsforhold.

5.2 Plikter etter hvitvaskingsloven

Gjennom hvitvaskingsloven er vi pålagt å utføre kundekontroll av alle våre kunder. I den forbindelse skal vi bekrefte identiteten til den som handler på vegne av kunden (på revisjonsoppdrag er det daglig leder) og reelle rettighetshavere som i siste hånd kontrollerer selskapet/kunden. Vi skal registrere opplysninger om disse personene, inkludert kopi av legitimasjonsdokumenter som er benyttet for å bekrefte identiteten.

Gjennom hvitvaskingsloven er vi også pålagt å rapportere mistanke om hvitvasking og terrorfinansiering til Økokrim. Meldinger til Økokrim om mistenkelige transaksjoner skal ha med alt vi er kjent med om forholdet som har medført mistanke, inkludert om involverte personer. Slike meldinger er unntatt innsyn for de involverte.

5.3 Kundekontakt og markedsføring

I vår kontakt med eksisterende, tidligere og potensielle kunder, registrer vi kontaktopplysninger om kontaktpersoner slik som navn, e-postadresse, telefonnummer og stillingsbenevnelse. Vi har en berettiget interesse i å holde kundekontakt og markedsføre våre tjenester (personvernforordningen artikkel 6.1.f).

5.4 Bruk av våre nettsider www.activeservices.no

Vi bruker informasjonskapsler (cookies) som gjør at vårt nettsted kan kjenne igjen din datamaskin eller mobiltelefon. Vi bruker cookies for å samle inn besøksstatistikk på våre nettsider. For å samle informasjon vedrørende trafikk på våre nettsider og hvilke sider brukeren besøker, bruker vi analyseverktøyet Google Analytics. Se oversikt over cookies her.

Vi har også et kontaktskjema på nettsiden. Personplysninger som samles inn her vil aldri bli brukt til noe annet enn å besvare henvendelsen på best mulig måte.

5.5 Medarbeidere og jobbsøkere

Personopplysninger om ansatte som vi behandler, er blant annet personalia, lønnsopplysninger, evalueringer, opplysninger om pårørende og utdannelse/stillingsnivå. Grunnlaget er oppfyllelse av arbeidsavtalen (personvernforordningen artikkel 6.1.b) samt å oppfylle vår plikt til å rapportere opplysninger om ansatte til offentlige myndigheter som NAV og Skatteetaten
(personvernforordningen artikkel 6.1.c, ev. artikkel 9.2.b, jf. personopplysningsloven § 6). Personopplysninger blir oppbevart så lenge medarbeideren er ansatt hos oss, og slettes ett og et halvt år etter at medarbeideren har sluttet. Personopplysninger om ansatte som inngår i oppbevaringspliktig regnskapsmateriale, oppbevares i samsvar med kravene i bokføringsregelverket. Dersom du søker jobb hos oss, trenger vi å behandle opplysninger om deg for å vurdere din søknad. Grunnlaget er tiltak på søkerens anmodning før en ev. arbeidsavtale blir inngått
(personvernforordningen artikkel 6.1.b). Personopplysninger om søkere som ikke blir ansatt, oppbevares i inntil ett år.

6 Informasjonssikkerhet, taushetsplikt og oppbevaring

Vi har rutiner for å sikre konfidensialitet og integritet i våre kunders data. Sikringsmekanismene inkluderer rolle- og tilgangsstyring og krav til innebygd personvern i våre IT-systemer. Når materiale som inneholder sensitive personopplysninger overføres elektronisk til eller fra oss, skal opplysningene alltid sikres mot innsyn ved hjelp av kryptering (dette gjelder såkalte særlige kategorier personopplysninger, fødselsnummer og personopplysninger om straffbare forhold og lovovertredelser).

Utvidet informasjon om informasjonssikkerhet er tilgjengelig for våre kunder på forespørsel.

Vi er underlagt taushetsplikt etter regnskapsloven om alt vi blir kjent med i vår virksomhet, både i forbindelse med lovregulerte oppdrag og andre oppdrag. Det gjelder enkelte unntak fra taushetsplikten, se nedenfor om overføring av personopplysninger som følge av lov.

Etter regnskapsførerloven skal vi oppbevare dokumentasjonen vår på en ordnet og betryggende måte sikret mot ødeleggelse, tap og endring, i minst ti år. Etter hvitvaskingsloven skal vi oppbevare opplysninger og dokumenter som er benyttet til kundekontroll eller undersøkelse av mistenkelige transaksjoner etter hvitvaskingsloven i fem år etter at kundeforholdet eller transaksjonen er avsluttet. Vi vil slette personopplysninger innen ett år etter utløpet av oppbevaringstiden. Vi kan ha en berettiget interesse i å beholde dokumentasjonen som inneholder personopplysninger lenger for å følge opp oppdraget forsvarlig eller forsvare oss mot erstatningskrav eller anklager (personvernforordningen artikkel 6.1.f).

I den grad vi oppbevarer personopplysninger på oppdrag som ikke er omfattet av regnskapsførerloven, gjør vi det fordi det er nødvendig for å følge opp oppdraget forsvarlig. Personopplysningene slettes normalt fem år etter at oppdraget er avsluttet.

7 Overføring av personopplysninger

7.1 Oppbevaring i EØS

Vi oppbevarer våre kundedata, inkludert alle personopplysninger, i Norge eller andre EØS-land. Det samme gjelder opplysninger om medarbeidere og jobbsøkere. Vi benytter kun databehandlere som oppbevarer opplysningene i Norge eller andre EØS-land.

For kunder som er en del av en internasjonal virksomhet, kan det være nødvendig å overføre personopplysninger til et annet land. Hvis overføringen ikke skjer til et EØS-land eller et land godkjent av EU-kommisjonen, skjer overføringen basert på standard personvernbestemmelser vedtatt av EU-kommisjonen, bindende virksomhetsregler for et konsern eller gruppe av foretak eller til noen som er bundet av Privacy Shield (USA).

7.2 Overføring av personopplysninger som følge av lov

  • Finanstilsynet har tilgang til vår dokumentasjon i forbindelse med tilsyn
  • Revisorer eller regnskapsførere som utfører kvalitetskontroll hos oss, har tilgang til vår dokumentasjon
  • Rapportering av mistenkelige transaksjoner til Økokrim, se punkt 5.2
  • Politiet kan i visse tilfeller gis tilgang til dokumentasjonen vår
  • Dersom det gjennomføres bokettersyn hos en kunde, kan vi bli pålagt å overføre informasjon til skattemyndighetene som kan inneholde personopplysninger
  • Vi kan ha plikt til å gi informasjon som kan inneholde personopplysninger til gjeldsnemnd, konkursbo eller bobestyrer i forbindelse med gjeldsforhandling eller konkurs
  • Hvis vi blir innkalt som vitne i en rettsak, har vi alminnelig vitneplikt

Revisorer, regnskapsførere og de myndigheter som er nevnt her, er underlagt lovbestemt taushetsplikt.

 

7.3 Vår bruk av databehandlere

Vi bruker tjenesteleverandører til å drifte våre informasjonssystemer og lagre data for oss. Det inkluderer behandling av personopplysninger slik det er beskrevet i punkt 5 ovenfor. Vi har databehandleravtaler med alle tjenesteleverandører som behandler personopplysninger på vegne av oss.

Datatjenester i forbindelse med drift av IT systemer og lagring av data.

Programvareleverandører for regnskap, lønn, timeregistrering og fakturering. Programvareleverandører for dokumentasjon og oppfølging av regnskapsoppdrag.